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码头物流集装箱车队管理系统
一、需求分析
随着现代物流行业的发展,码头集装箱车队的管理已经成为一个制约企业发展的瓶径。对车队进行精细化的业务管理、调度管理、费用管理、人事管理等内部管理和对外部客户提供货物、车辆动态信息查询等外部服务已成为迫切需求。同时,为货主、货代用户提供货物、车辆、单证等动态的实时信息查询与统计服务,同时根据用户要求提供车源信息、运输节点信息的短信服务已成为上升企业管理的障碍。
1、车队业务管理
对于运输企业来说,普通门点业务流程中基本上都包括装箱或者拆箱作业,一般情况下一个箱子由一个司机和一辆车完成整个作业流程,但实际业务中存在一个箱子,由两个司机去完成的问题;同时也存在一辆车子,连续进行多个作业拉多个不同(2-6)个箱子的实际情况;车队工作人员需要借助系统来管理这些特殊的业务情况。需要系统能够实现对一家单位一票业务能够分阶段显示由不同车辆进行作业的情况,可以满足调度管理人员对一票业务的不同过程安排不同的车辆去完成整个作业或者一票业务(含多个箱子对应多个目的地)需要多辆不同的车辆分别进行相关的作业共同完成任务;当然也可以通过人员进行录入。
2、车辆调度作业管理
车队调度需要根据业务生产计划进行相关运力筹备,合理调度合适的运力资源进行生产,并需要将具体的生产任务安排给相关的人员与车辆去完成;需要系统能够实现单一任务不同的过程阶段由不同的人员或车辆共同去作业的调度与全过程监控,也需要系统能够实现单一人员和车辆在一定时间内对多个不同任务进行连续作业的调度与过程监控;需要系统能够实现对车辆的精细化调度作业和作业过程的全程监控的需要。
3、业务收入管理
车队管理人员需要对业务合同进行相关的管理,需要对业务过程中产生的各项收入进行统计与汇总,不漏收、不多收;能够详细清楚的了解各项业务收入的明细情况以及来源,对各项应收帐款和相关情况也能够有清楚的了解,对业务收入的权限控制。
4、费用成本管理
对车队产生的各项费用及产生的原因能够有很好的了解,对相关费用成本可以实现较好的控制,可以实现较好的费用预算、过程控制的需求,对费用成本权限有很好的控制。
5、车辆管理
车队需要对车辆基本情况的有很好的了解:包括车辆基本资料情况(车牌号、车型、运营时间、车载终端编号、SIM卡号、驾驶员姓名、所属单位及保险情况等)、维修情况、事故情况、年检情况等。
需要对车辆动态情况进行详细的了解:包括车辆现场调度情况、车辆现场作业情况、里程与油耗情况、动态的实时信息、速度、方向、位置、里程数、故障信息、接收时间等。
6、司机管理
需要对司机基本资料情况、工资情况、绩效情况等进行相关的记录,辅助车队管理人员对员工开展相关管理的需求。
7、业务统计报表
业务统计报表功能有以下需求:
1)系统能够按照不同客户、不同时间段,不同的业务类型等进行选择设置,形成不同的统计报表的要求;
2)系统有按月对车队的业务收入、费用成本、应收帐款和利润情况的报表;
3)系统可对司机的工作量(出车情况)与业绩情况进行统计,辅助管理人员对司机进行考核;
4)系统可对车辆的运营绩效(每月业务收入、业务成本、其他成本如维修费用、保养费用等)进行统计并形成每辆车的绩效报表。
5)系统可对所有运营车辆的报警情况进行统计,供工作人员进行相关管理与分析;
6)系统可对车辆的里程、油耗等进行统计,供工作人员分析。
二、系统功能
集装箱车队管理系统是一个部署码头物流运输企业、功能相对独立的系统。
车队管理系统使用B/S两层结构的模式调用已有物流平台提供的中间件通过Internet通信。此外,车队管理管理系统也可以通过Internet和码头平台实现数据交换。
集装箱车队管理系统运行在物流企业公司内部,提供基础档案管理、业务管理、车辆管理、财务管理等功能。该系统的主要用户包括业务受理员、车队调度员、财务人员、公司管理人员、货主/货代等。
1、车辆GPS功能
车队管理系统提供如下GPS功能:
1.1监控调度
系统根据车载终端上传的位置信息(如经纬度、时间、行驶方向、速度、车辆ACC信号等)和车辆派单执行状态在地图上实时显示车辆位置及状态信息,并能查询车辆的POI位置描述信息。系统会定时更新车辆位置及状态信息。
调度员可根据在地图上监控车辆,根据车辆位置、状态对车辆发调度信息与驾驶员沟通,确认任务完成情况,并可及时进行调整或下发新的调度任务。
可对入网车辆的单车、车组、车队进行单呼、组呼、群呼形式发送信息指令。
系统还可以通过下发指令来提取车载终端的记录的车辆行驶轨迹信息,便于事后稽查和数据分析,保证了车辆行驶轨迹的连贯和完整性。
1.2轨迹管理
系统可显示单车辆或多车实时监控其运行轨迹,并根据需要可以进行重点监控。
系统可以查询车辆在一段时间内行驶轨迹,回放时可以实现开始、暂停、回退、拖动等功能,并可显示行驶信息,如GPS时间、速度、方向、里程数、行驶状态。需要根据输入相关条件对车辆历史运行轨迹进行回放显示,轨迹回放时可以根据相关设置实现开始、暂停、回退、快进等要求并显示里程数与最大速度等信息。回放时该车辆处于屏幕中央,轨迹方向带箭头表示,结果结束时间为当前时间时,轨迹回放自动根据当前轨迹继续跟踪。
 
1.3报警管理
管理人员可以在系统中预设各种报警的条件,当系统检测出相应达到报警条件的车辆时,车辆图标会在系统的地图上闪烁着重显示,同时可以进行声光报警以提醒车辆调度人员采取相应措施。系统可设置是否需要在地图上显示报警提示,并可设置显示的间隔与次数。车辆报警分为以下几种情况车辆允许最高速度、行驶区域超出范围、最长停车时间等。
1.3.1紧急求援报警
当司机在被劫或遇到紧急情况时,司机触动隐蔽的手动或脚踏开关,“求援”信号即时发出,由终端上传报警信息,并在系统的地图上进行声光提醒,监控管理人员接警后迅速进行相关处理,报警记录自动存储在数据库中,便于事后分析。
1.3.2超速报警
为防止车辆超速行驶,保证运输安全,对车辆设置最大行驶速度,如果车辆超过限制速度,将提醒驾驶员超时,同时中心显示报警,并存入数据库,以备查询。
 
1.3.3区域报警
为更好的对车辆行踪进行管理,可以对车辆设置限制区域,如果车辆驶入或驶出该区域,对车辆报警提示,同时系统显示报警信息,并存数据库,以备查询。
报警信息如下:
 
同时,管理人员可以查看车辆一段时间内的越区域报警报表。
点击查看,可以在地图上看到车辆及区域。
 
1.3.4越线报警
当车辆越过地图上划定的线段时(包括带方向和不带方向两种情况),系统报警。告警信息记录到数据库。线段可以根据自己需要设计,可以采用多折线进行设置。
1.3.5车辆未上线报警
系统随时更新车辆在线列表以及未在线列表,即时在线与不在线显示:车队调度可以知道车辆是否在线。
未上报车辆提示:监管人员登录系统时可以对之前24小时内没有上报GPS信息的车辆进行提示,同时列出所属企业或所属运营单位。运输企业在登录时或随时查询到24小时内没有上报信息的车辆列表。
1.3.6非法超时停车报警
非法停车:集装箱车辆在行驶过程中,在公司允许地点以外的所有停车均被设为非法停车,当非法停车时,监管中心自动接收到报警,所有的非法停车数据均保留在数据库内,以备查询。
超时停车:物流停车时间超过设定允许的时间,系统均会提示停车超时,以提醒调度人员对该车辆进行重点监控,大大加强了货物的安全性。
停车统计:统计车辆在一段时间内的停车时间、停车地点、停车时长,以便了解车辆的运行是否正常,监督车辆的行驶状况。
 
1.4工作时间
根据车辆和起止时间查询车辆启动和熄火的时间,用不同的颜色表示,横轴代表时间。
 
1.5行驶里程
按月统计车辆每天的行驶里程。
 
1.6行驶时间
按月统计车辆每天从点火到熄火的起止时间。
 
1.7最高速度
按月统计车辆每天的最高速度。
 
1.8平均速度
按月统计车辆每天的平均速度。
 
1.9轨迹年表
统计某年内每天车辆的里程,并链接到当天的行驶轨迹。
 
1.10速度管理
先对车辆进行速度设置,可以最多设置4个速度段来区分车辆正常行驶、较高超速、超速、超高速行驶。
 
设置后就可以统计车辆在某段时间内的速度分布,在地图上用不同的颜色显示各个GPS位置点的速度,使车辆行驶速度一目了然。
 
1.11数据查询、统计
可以对车辆的行驶里程、行驶时间、线路、任务、油耗、警情、速度等进行相关查询与统计,并形成相关报表可以导出及打印。
可以单车进行操作,也可以对多车进行操作。
2、业务管理
2.1作业计划单编制
作业计划单是下一个作业周期企业总的工作计划。
业务员对各货代传真、E-Mail或者网上界面提交的《申请》进行收集整理,制作当天某时刻点至第二天相同时刻点(24小时)的《作业计划单》,交给车队总调;车队总调根据车队实际情况,制作《作业计划单》,将作业任务分派给下属各车队。
对于只有一个车队小型运输企业,只需要制作一份作业计划单交给调度人员。
作业计划单编制可以在货代尚没有提供《装箱单》、《小提单》及《设备交接单》等详细信息之前进行,只需要根据《申请》提供的业务类型、箱数、地点、时间等信息编制。
2.2货单登记
在调度进行实际调度、打印《派车单》之前,需要了解货单相关的详细信息,如《装箱单》或者《小提单》和《设备交接单》。这些信息由输单员(小型企业可能由业务人员兼任)将相关信息输入系统,详细信息根据业务种类的不同有所区别,可能包括包括工作号、提单号、接单日期、货主、货代、箱主、拖箱地区、拖箱地点、提箱地点、返箱地点、船名航次、详细地址、送箱时间等信息。同时,对业务所涉及的箱体也有详细描述,包括箱号、尺寸、类型、箱主、前锋好、预约送箱时间、提箱地点、返箱地点、拖箱地点,等等。
 
货单登记是运输业务实际执行的开始,需要输入较多的初始资料。这些资料一般从货代得到。如果是传真方式,业务员需要手工输入电脑;如果是E-Mail等方式直接得到数据文件,本系统支持直接由Excel表格转换,无需手工输入电脑。
2.3排单及派车
调度员可以根据货单的轻重缓急、距离远近和业务性质进行排单、并可以根据车队的车辆数量、车辆型号、载重等属性和货单任务规模,进行化整为零、或凑零为整,总体安排车队业务总作业计划。
根据业务种类的不同,调度员的实际操作有所不同。如门点装箱是根据提单号在车队系统中找出装箱作业信息,为该次作业指定集卡车号,打印《派车单》,将《装箱单》和《派车单》交给集卡司机,而门点拆箱则是根据箱号在车队系统中找出拆箱作业信息,为该次作业指定集卡车号,打印《派车单》,将《小提单》、《设备交接单》和《派车单》交给集卡司机。
系统可以实现一单一车派车安排、一单多车派车安排、一车多单派车安排等生产相关的功能。
2.4任务单路线制定
目前,调度员凭经验根据业务具体情况指定初始路线,路线确认的同时会自动带出路线档案里面的公里数,根据耗时确定耗油指标,以及预定到厂时间。路线档案中的路线设定都是根据经验设定的大致公里数,当碰到路线档案中没有的业务路线时,调度员需要临时制定任务单路线。
由于GPS车载终端会定时往中心上传行驶数据,系统设计将车辆第一次行驶到各目的地的行驶轨迹及备注信息保存成客户的附加资料,在以后去同样目的地的时候,将轨迹地图打印附加在派车单后,以便驾驶员能更顺利的到达目的的。同时,可以得到准确的公里数,耗油指标及耗时估计也能够更准确。
 
2.5结单
派单完成后由相关人员结单,表示该单执行完毕,该车已由忙车变为闲车,可以再次分配任务单。
同时,结单将自动提交相应的财务信息,方便财务进行收款、开票等工作。
2.6货单查询
货主/货代、工厂或仓库,以及其他有权限的人员都可以在WEB上或者通过短信方式查询货单执行情况。可以按车辆、货单号、时间等条件查询货单及执行状态。
例如工厂或仓库可以根据集装箱估计到达时间安排人员与工具准备装箱或拆箱作业。
 
2.7业务节点报告
货单查询是业务关系方人员主动查询相关货物的执行情况,有一定的局限性。例如,忙起来以后可能就忘了查询,或者当前环境不方便查询。另外,车队调度人员要掌握各笔业务的执行情况需要不断地去刷新查询,操作方便性和友好性不够。
本系统设计了业务节点全自动或半自动报告功能。所谓全自动报告,是车载GPS终端根据预先设定的位置信息,提前一定量自动向系统报告状态变化,如到厂、离厂、进港、出港、回场等。半自动报告则是与具体操作相关的状态变化,如开始装箱、结束拆箱等,需要司机在车载GPS终端所配备的调度屏上操作相应的菜单,根据司机操作内容,车载GPS终端自动向系统报告状态变化。
在车队调度员所操作的终端上,以列表的形式显示各笔业务的实时执行状态。
2.8智能调度建议
智能调度建议是本系统专为减轻调度员工作量,提高调度水平所设计的一项功能。其基本原理是根据调度原则、运力资源、车辆型号、业务类型、业务地点、业务时间因素,自动进行匹配,生成派车单,从而实现智能调度。
由于调度工作有很多经验因素,所以初期全自动智能调度实现有一定困难,但是可以将系统自动匹配的调度结果提供给调度员参考,调度员有权力接受、修改或者删除该调度信息。随着系统运行经验积累,逐步提高调度工作的智能化水平。
3、财务管理
3.1业务收入管理
系统可以实现收入核算、调帐统计、催款单管理、开票管理等功能。
3.1.1催款单管理
Ø可按单笔/多笔、单币别/多币别进行催款;
Ø支持应收款抵应付款后的余额进行催款
Ø支持催款转移;
Ø对催款记录进行跟踪,防止费用漏催款的情况发生;支持对坏帐的处理;
Ø支持直接收款核销,简化财务工作。
3.1.2报销/付款通知单管理
Ø为外勤人员提供应付款项生成报销单的功能,经财务审核达到实付录入和核销的双重功能;
Ø可以根据客户的结算要求填制付款通知书,向财务申请付款。
3.1.3发票管理
Ø支持应收款抵应付款后的余额按单笔/多笔开票,提供手工开票功能,满足客户特殊需求;
Ø币别可相互换算开发票,如USD可换算成RMB开发票,系统提供汇率机制;
Ø开户行和帐号随币别实现自动选择,避免出错可能;
Ø发票号可以自动新增,可以实现每个开票人一人一本发票号,不会窜号;
Ø可提供多种报表,如:专用发票统计表、未开发费用查询表、发票未到帐查询;
Ø对于自动开发票,还可直接收款核销,简化财务工作。
3.2成本控制管理
系统可以实现费用结算、内部核销、报价管理、退票管理、收票管理等功能。
财务结算模块可协助财务部门,对应收应付进行确认,将实收实付与应收应付进行核销。并提供全面的财务数据分析,协助企业把握财务运行状况。
3.2.1结帐、调帐控制
对每个月的业务进行结帐处理,对于结帐后的费用只能使用调帐来修改,这样便于费用的修改跟踪、利润调整的统计。
3.2.2支持多重运价、内部费用管理
支持公司给业务员的报价和结算价两重运价管理,只有具有结算价权限的用户才可以看到结算价和结算价利润,没有权限的用户只能看到报价。
内部费用标志,同样没有权限,则无法查看内部费用,保护公司利润的机密。
3.2.3分析、查询统计
提供大量的业务和财务分析统计功能和报表,如业务分析统计、实收/付款统计、未收/未付款、帐龄分析、信用额度分析等。
分析方式多样:可以任意拖动组合分析、图例分析;
3.2.4费用核销
简捷的操作方法进行实收/付款与应收/付款的核销,并支持各种特殊情况的处理:
一笔费用可分多次核销、人民币和美元的相互核销、相关关系人的核销、应收应付费用对抵核销、对坏帐的强制核销、引入财务费用,处理核销零星费用(银行手续费、汇兑损益)等;
方便地查询每一笔业务下的每一笔款项是否收到或付出、核销的历史记录及余额情况,并通过哪几笔实收/实付来的;每一笔的实收/实付可对应到业务上的哪几笔款项。
4、车辆管理
4.1车辆基本信息
车辆基本信息主要包括车辆车牌号、车型、车架号、车辆颜色、运营时间、车载终端编号、SIM卡号、驾驶员姓名、所属分组、所属单位及保险情况等。用户可以对这些基本信息进行查询、分析与统计。
车辆分组可以根据分组的上下级形成分组树,分组树可以清楚的表示各分组之间的上下级和级联关系,还可以显示各分组下面的车辆。分组等级可以无限层叠。
4.2终端参数配置
为使车载终端和GPS平台中心之间正常的通讯,需要对车载终端进行参数配置,如上传数据的服务器IP、端口、上传间隔、报警手机号、短信中心手机号等。
4.3轮胎管理
登记车辆轮胎更换记录,轮胎购买的时间、报废时间等进行记录,并且与与车辆的产值比较,得到轮胎使用寿命,当达到使用寿命后,系统自动提醒用户,由用户尽快对其进行更换与检修。
4.4维修管理
登记车辆的维修信息,存入数据库,以便查询维修历史及进行维修提醒,减少车辆安全隐患。
系统能够导入修理厂的维修清单,实现统计与筛选功能,管理人员根据需要可生成相关的报表。
4.5加油管理
登记加油信息,存入数据库,以便查询及统计加油量并和GPS行驶里程结合起来,计算百公里油耗,为车辆运行情况和驾驶员绩效考核提供参考。系统可以对加油费用数据进行管理、核对。同时,系统能自动计算时间段内的油耗量,规范司机的加油报销管理。
对于使用加油卡的车辆,能够实现将加油站系统的车辆加油卡的加油记录(加油卡号、加油时间、每次加油量(金额)等导入到系统中,实现与车队规定的标准油耗进行比较分析与对司机的考核。
4.6事故管理
登记车辆及驾驶员的事故信息,存入数据库,以便查询事故历史,对驾驶员的绩效考核提供参数。形成相关的分析报表供管理人员了解车辆的历史与现状,体现管理的延续性。
4.7年检情况
登记车辆的年检情况,年检时间到时会自动提醒。能够查询每个月需要年检的车辆,形成报表,方便车队管理人员进行统一管理与安排。
5、司机管理
司机管理包括司机基本信息、违规记录、证件年检记录、工作绩效、工资报表等功能。
51基本信息
基本信息包括司机姓名、司机编号、所属分组、驾驶证号、准驾证、身份证号、联系电话、所属公司等。
车队可管理系统驾驶员资料,可对驾驶员资料进行新增、修改、删除、查询;管理员可对所有系统中的驾驶员资料进行管理。
5.2违规记录
记录驾驶员的违规情况,包括违规时间、违规事件、驾驶车辆、违规原因、处罚情况等,供管理人员考核参考。
管理人员可以对违规记录进行维护、统计与查询。
5.3证件年检记录
针对司机的证件年检,系统可以实现自动提醒功能。
5.4工作绩效
系统能够根据司机执行任务单记录、油耗、事故情况、违规记录、费用情况等统计驾驶员在一段时间内的工作绩效,为驾驶员绩效考核提供参考依据。来体现司机工作的业绩。并能形成报表,排序等。
5.5工资报表
同时根据出勤情况、事故情况、油耗超标或节油、违规或受到客户表扬情况等考核进行扣发或奖励;系统能够对司机出勤、违规等进行维护并自动形成相关的报表以及工资报表。
6、客户管理
客户管理主要包括客户档案管理,客户访谈,客户投诉等。
6.1客户档案管理
按客户类别对客户档案及联系人进行登记,动态分析老客户、新客户、丢失客户情况;通过对客户进行信用期间、信用额度设置与分析,并根据客户信用状况决定是否与其继续进行业务往来。并对优质客户加强联系。
6.2客户访谈
记录和客户之间访谈的内容,利于掌握业务开展进度,并可在客户开发计划中制作各类市场计划,以帮助业务工作能够更加顺利有效的进行。
6.3客户投诉
可以在此处录入客户投诉记录。对于员工而言,可作为提示,以提高工作的正确性;客户经理则可以根据投诉情况,对业务人员的工作做出有效评价。
7、统计分析
系统对所有的记录都可以进行查询与统计。能够按照不同客户、不同时间段,不同的业务类型等进行选择设置,形成不同的统计报表的要求。
可以按月对车队的业务收入、费用成本、应收帐款和利润情况的报表。
可对司机的工作量(出车情况)与业绩情况进行统计,辅助管理人员对司机进行考核。
可对车辆的运营绩效进行统计并形成每辆车的绩效报表。
可对所有运营车辆的报警情况进行统计,供工作人员进行相关管理与分析。
可对车辆的里程、油耗等进行统计,供工作人员分析。
8权限管理
8.1用户管理
管理系统所有用户(包括用户组管理),包括用户编号、用户名称、密码、所属角色、所属单位、所属部门、职务、性别、联系电话、联系地址、Email、是否启用等,具有增删改和查询等操作,只能由授权用户进行维护。
8.2角色管理
管理系统所有角色,包括角色代码、角色名称、访问权限列表、是否启用等,具有增删改和查询操作,只能由授权管理员进行维护。
8.3权限列表管理
管理员可为相关操作员注册登录用户名、密码,并分配功能权限和所能管理的分组权限。
 
用户登录后,车辆数只显示分配的分组及车辆,菜单栏只显示指定的菜单功能。
图中显示的是现有物流系统中操作员注册界面,本系统将根据实际需求做相应修改。
8.4基础档案
除了车辆和分组信息管理中车辆、司机、客户等档案外,还对其他业务相关的档案进行管理,包括:
拖箱地点:分为装卸货地和码头堆场,并可以根据所在位置划分区域;
路线管理:增加路线管理,根据起始地、中转地、目的地的不同设定公里数耗时。
8.5远程更新
随着业务的发展,客户端软件也不是一成不变的,当有新的版本时,软件能够自动更新升级。当用户点击升级后,客户端软件可自动访问升级中心,自动下载软件并更新。这有利于减少系统维护工作量。