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企业人员信息化管理系统
一、概述
随着信息时代的到来,中国企业特别是中小企业的生存和竞争环境发生了根本性的变化。信息化无论作为战略手段还是战术手段,均已在企业经营中发挥着举足轻重的作用。一些中小企业存在着一定的普遍特征:管理不是非常完善,信息化基础普遍较差,面临着异常激烈的市场竞争。企业不断实现创新发展,实现企业信息化,提升企业管理水平,将有效的推动产业结构调整和产业优化升级,促进形成国民经济信息化,对建设社会主义强国具有非常重要的意义。
二、需求分析
1、企业销售人员经常出门在外,单位随时可能出现新的情况,需要在远程实时、详尽、全面地了解掌握信息,可以随时接受新的完整的任务信息,不用浪费大量时间,并可以与总部随时进行沟通,上传反馈最新工作情况。
2、企业领导需要确保无论自己身在何处,都能快速、方便地登录业务平台,全面了解研发、销售、生产等各环节的信息内容,进展情况,以做出决策。
3、客户需要物企业能提供一套可查询货物发送信息的系统平台,可以对自己的相关产品情况进行快速查询。
4、销售人员对于拜访客户地点具体位置以及如何选择最短的路径,以及如何行走,需要一幅详细的电子地图并能快速导航,在电子地图上查询相关地物信息。
5、业务员之间沟通频繁,通信成本较高;管理人员需要便捷的获取、发布信息,及时了解业务人员位置、进行合理调度等。
6、库管人员需要有可移动的信息录入工具和库存管理工具,高效方便地管理库存物品,确保库管数据与实际情况完全同步。
三、解决方案
我公司开发的企业人员信息化管理系统是一套以自主研发的B365,C51等智能手机为终端平台,结合GIS技术、GPRS技术等而成的企业人员信息化管理系统。B365是一台集GPS、PDA、摄像头、蓝牙、WIFI、3D传感器等于一体,进行数据采集、数据处理、数据通讯、语音通讯,定位导航,移动办公等功能,并可外接指纹扫描器、微型打印机、条码扫描器等设备,使用流行的安卓操作系统,具有强大扩展功能的智能手机,可以说是一台小型计算机。用户直接在手机上打开客户端程序,就可以与远端的企业人员信息化系统服务器进行通讯,实现事务处理、任务查询、信息搜索、联络沟通等多种功能,具有传统的管理方式无法比拟的优异性。
企业人员信息系统的移动化,使得销售人员人员突破了时间和空间限制,提升了工作质量,增强了各环节的沟通协作,拓展了工作范围,增强了员工的快速应对能力,解决了销售人员外出信息数据的孤岛问题,实现了公司几乎所有流程环节的畅通,彻底提升了企业生产力。
系统构架如下:
 
系统分为3部分,第一部分,终端手机设备部分,该部分通过GPRS网络连接到中心登陆企业信息化平台进行业务操作,并根据情况向后台反馈定位数据把数据传输到中心等作用;第二部分是中心软件部分,该部分主要作用是用来存储、处理传输相关数据,分析处理相关业务;第三部分是业务操作部分,企业人员通过客户端来接收客户需求,下发工作任务,员工通过该客户端来输入业务数据,查询任务等。
四、功能介绍
1派发工作任务
1)接收工作任务
只要手机开机,不论在任何时间和地点,用户都可以随时收到公司发出的新的工作任务。手机每接到一个新任务都会以闪烁图标、铃声提醒用户,确保用户可以及时发现。
2)确认工作回复
用户在收到公司发出的指令后,确认收到信息。中心会在第一时间看到回复确认信息,对于没有回复确认,可以用即时通讯或电话等方式与其联系,或者安排新的人员。
3)工作信息反馈
员工在完成某工作任务时,只需在相应任务单上按“已完成”菜单确认,并简单填写完成情况,管理人员会在第一时间知道任务完成情况。
2移动办公
员工或管理人员可以实现移动办公,包括接收、发送电子邮件,OFFICE等软件使用,查看相关报告文件,拨打接听电话,具有商务手机功能。
3人员位置查询
管理人员的员工ID或手机号,电子地图即可显示该员工现在的位置和其历史行经路线。
4自助路线导航
利用GPS定位功能,员工可以实时查看自己所在具体位置和历史导航行驶路线。用户可以根据自己要行驶的目的地进行自助导航,中心可以在任意时间段内回放指定员工的历史行经路线。导航时,终端将语音提示用户行驶的方法及距离,确保用户开车时不会影响其驾驶。
5信息采集与传送
信息采集主要包括图像、条码信息、RFID信息等的采集。使用者通过摄像头拍照商品图像,通过条码扫描头在现场录入商品信息,通过读取RFID卡信息,接收GPS信息等,并利用手机终端通过GPRS无线通信网络连接中心平台。其数据的传输通过加密保护,在连接时需要用户身份验证、区分用户权限,以防止不良信息入侵。
6数据分析处理
中心接收到终端的数据后,将对数据根据业务流程进行处理、存储、分析,生成标准数据库接口,并信息反馈到各个节点上,让相关人员能实时了解相关状态,作为管理和决策的依据。
7手机业务操作
手机终端可以安装手机版的业务操作端,无论在何处,都可以通过手机查询各种商务数据,如产品基本信息、历史销售数据等,对企业管理中的各种通知进行处理,实现接收、回复等功能。
8电子地图显示
PC业务操作终端显示矢量地图,可以选择道路、旅游景点、工厂、机关、学校、医院、宾馆、交通岗等信息进行分图层显示,可以测量地图上任意两点间的距离,任意多边形区域的面积。支持用户对指定区域进行查询,按地名、行政区域进行查询,或在屏幕上指定区域进行查询等方式,电子地图功能还支持路径分析,可以对任意两点间的数据分别进行最佳和最短路径分析。
手机业务操作终端能够显示中心电子地图,并根据需要进行相关信息点查询。
9图片、语音与位置上传
在执行任务过程中,各种突发情况用户可以及时反馈到中心。用户可以通过手机拍照,将特殊情况通过图片的形式发送给中心,同时可以附加语音文件,传输时,并会把当前的GPS位置点同时上传到中心。例如:拜访客户在途中爆胎,用户可以通过手机把车辆状况拍下来,并把情况进行简单说明录音下来同时附带GPS位置点发送给中心;客户去接收货物时发现货物已经损坏,可以通过手机拍照功能把损坏的货物情况拍下来发给中心,以便管理人员可以及时掌握货物的情况。
10仓库货物管理
1)货物进出管理
仓库管理员通过手持条码扫描仪和手机连接,通过条码扫描仪扫描货物信息,将信息内容通过GPRS发送给中心进行登记,这对于一些比较大的仓库来说比较方便,不需要在往返到电脑输入。
2)货物查询功能
仓库管理员可以现场或远程通过自己的手机快速查询货物的及其各种状态,避免在仓库里半天找不到所需货物。
五、优势介绍
1、提高工作效率
员工可以在第一时间把相关信息全面地发送到中心,中心也可以在第一时间把相关要求、任务等传达给派送工作人员,实现了根据需求进行最优化合理的人员和工作分派,能够有效的提高服务工作效率。
手机提供的导航功能与电子地图等功能,大大方便客户出行,可以快速找到目的地以及寻找相关地理信息。
2、提升服务质量
利用移动终端,可以将客户需求,反映情况第一时间送到公司,其他相关人员即可作出相应的响应,使得服务周期得以缩短,响应能力得到提升,提升了服务质量,赢得了客户更高的赞誉。
3、节约企业费用
通过系统的使用,可以大大降低日常电话通话费,提高员工工作效率,降低人员费用。
4、提升企业信息化
系统结合了无线网络、智能手机、GPS定位的各方面优点,将传统只能固定于特定地点、特定时间才能进行的工作,业务以及沟通,延展到了各个角落,使得人员走到哪里,响应将及时开展,实现了企业信息化建设的大突破,使企业可以从容应对各种竞争和挑战,提高企业竞争力。